19 февраля 2019 г.

Когда в офисе не замолкает принтер

Чтобы такое печатающее устройство нормально функционировало, за ним нужно присмотреть. Смена «расходников» и регулярное обслуживание – это обязательные процедуры. Порой обслуживание доверяют сторонним компаниям, гарантирующим полную поддержку. Специалисты закажут бумагу, отремонтируют сломавшийся принтер.

Аутсоринг печати подходит большим корпорациям, которые используют сотни принтеров. Но подобная услуга станет спасением и для маленького офиса, где печатающее устройство только одно.

Для начала проведите аудит

Эксперты, которые имеют немалый опыт, заглянут в офис, чтобы изучить состояние техники. Они определяют, какова нагрузка на принтер, узнают, какие задачи решаются благодаря печатающей технике.

Обязательно устанавливают ПО, которое собирает статистику с каждого принтера. Это поможет понять, насколько эффективно используются «расходники» и сама техника. Часто владельцам компаний сообщают, что они используют много принтеров.

Для качественной печати важно часто производить смену картриджей, вот почему издержки растут. Компании начинают отказываться от оригиналов и переходят на аналоги, которые обходятся дешевле. Последние плохо печатают, быстро изнашивают сам принтер, поэтому приходится тратить деньги на новые печатающие устройства.

Все это специалисты смогут выявить в кратчайшие сроки, после чего начальство получает развернутый отчет. Это позволяет узнать, сколько денег уходит на печать, как добиться поставленных целей и сэкономить.

Укрупнение как спасение

Многие компании используют десяток мелких принтеров, которые не являются эффективными. Их стоит заменить двумя мощными моделями, в итоге цена печати 1 листа значительно сократится. Чтобы не волноваться, что документы получат не те сотрудники, устанавливают систему защиты печати. Отправка конфиденциальных файлов на чужое средство печати не будет проблемой, ведь операцию сможет выполнить только тот, у кого есть именная карта.

Воспользуйтесь техникой аутсорсера

Такие компании располагают большим количеством лицензированных принтеров. Речь не идет об аренде, потому что оплачиваются лишь отпечатки. Доплачивать именно за принтеры нет необходимости. Арендованное оборудование не становится имуществом, следовательно, вы будете платить меньше налогов.

Специалисты подберут такие принтеры, которые подходят конкретной компании. Обычные офисы могут воспользоваться универсальными вариантами, печатающими цветные и ч/б документы. В сравнении с лазерными устройствами печати стоимость 1 листа меньше, а скорость выше.

Фирма всегда может приобрести технику, которую ей посоветовали, за свои деньги.

По материалам meduza.io